Alcance y Objetivos Específicos
Alcance
Aplica al tratamiento de datos personales de clientes, potenciales clientes, colaboradores, ex colaboradores, usuarios, postulantes, proveedores, contratistas y terceros en general, resguardados en soporte físico o digital.
Objetivos Específicos
- Garantizar el correcto manejo y protección de la información gestionada por la empresa.
- Adoptar las mejores prácticas para asegurar disponibilidad, integridad y confidencialidad basándose en la normativa vigente.
- Determinar responsabilidades del personal para garantizar el ejercicio libre de los derechos de los titulares.
- Generar la documentación y formularios internos para asegurar el cumplimiento integral.
- Promover una cultura organizacional alineada con la protección de datos personales.
Glosario de Términos (LOPDP)
Consentimiento
Manifestación de la voluntad libre, específica, informada e inequívoca para autorizar el tratamiento.
Delegado de Protección de Datos (DPO)
Encargado de supervisar el cumplimiento normativo y cooperar con la Autoridad de Protección de Datos.
Responsable de Tratamiento
Persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad y el tratamiento de los datos.
Encargado del Tratamiento
Trata datos personales a nombre y por cuenta del responsable.
Titular
Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
Vulneración de Seguridad
Incidente de seguridad que afecta la confidencialidad, disponibilidad o integridad de los datos.
Normativa Legal Aplicable
- Constitución de la República del Ecuador: Art. 66 numeral 19 (Protección de Datos).
- Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP): Registro Oficial Suplemento No. 459 (May-2021).
- Reglamento General a la LOPDP: Registro Oficial No. 435 (Nov-2023).
- Ley para la Transformación Digital y Audiovisual.
- Norma Técnica Ecuatoriana INEN-ISO/IEC 27001: Seguridad de la información.
Disposiciones Generales
Directrices clave aplicables a archivos, sistemas tecnológicos e intercambio de información:
- Destrucción Segura: Todo soporte físico o electrónico debe pasar por destrucción segura o anonimización antes de ser descartado.
- Acuerdos de Confidencialidad: Obligatorios para intercambio de información con empleados, proveedores y terceros.
- Subencargados: Clientes que designen a la empresa como Subencargado deberán suscribir la autorización correspondiente.
- Fin de relación laboral: Los colaboradores deben devolver toda documentación y bases de datos bajo su custodia.
Finalidades del Tratamiento de Datos
Datos de Clientes
- Gestión legal y contractual: Ejecución de contratos, verificación de identidad y requerimientos legales.
- Gestión operativa y técnica: Monitoreo, soporte técnico, control de incidencias y mantenimiento del servicio.
- Gestión comercial y financiera: Marketing, proformas, facturación, cobros y capacitaciones.
Datos de Empleados y Postulantes
- Reclutamiento, nómina, evaluaciones, cumplimiento de obligaciones de seguridad social y videovigilancia interna.
Información Recolectada y Formas de Obtención
En cumplimiento con el principio de minimización, únicamente tratamos los datos necesarios:
Clientes
Datos de identificación, contacto, facturación, financieros, geolocalización (en apps móviles activas) y en casos puntuales biométricos o videovigilancia.
Empleados y Proveedores
Ficha de datos personales, académicos, bancarios, profesionales y de contacto para ejecución del vínculo laboral o comercial.
Tiempos de Conservación
| Tipo de Titular | Periodo de Retención | Detalles y Justificación |
|---|---|---|
| Clientes | Vigencia contractual + 5 años | Tras finalizar la relación contractual, los datos se conservan 5 años para atender responsabilidades legales u órdenes judiciales. |
| Empleados / Colaboradores | Vigencia laboral + 7 años en archivo pasivo | Conservación según normas de prescripción legal para defensa ante eventuales reclamos administrativos o judiciales. |
Derechos de los Titulares (ARCO)
Usted puede ejercer sus derechos enviando una solicitud a proteccion.datos@pitstrack.com.ec. El tiempo máximo de respuesta es de quince (15) días.
Información y Acceso
Conocer de forma gratuita qué datos personales suyos están siendo tratados.
Rectificación
Actualizar o corregir datos inexactos o incompletos con su debido justificativo.
Eliminación
Solicitar la supresión de sus datos cuando ya no sean necesarios o revoque su consentimiento.
Oposición y Limitación
Oponerse o limitar el tratamiento de sus datos por motivos legítimos o personales.
Tratamiento de Datos de Menores de Edad
• De 12 a 15 años: Derechos autorizados mediante su representante legal.
• De 15 a 17 años: Pueden ejercer sus derechos directamente conforme a la Ley.
Violaciones de Seguridad a los Datos
Ante cualquier brecha o vulneración de seguridad que comprometa la confidencialidad, disponibilidad o integridad de la información, la empresa actuará de forma inmediata.
- Implementación de medidas de contención y mitigación de inmediato.
- Notificación a los clientes y a la Superintendencia de Protección de Datos.
- Informe detallado con el número de afectados, consecuencias y remedios adoptados.