Control e Historial de Cambios
Historial de versiones y modificaciones del presente documento normativo:[cite: 1]
| Versión | Descripción del cambio | Fecha de actualización | Responsable | Detalle |
|---|---|---|---|---|
| 01 | Creación[cite: 1] | 01/09/2024[cite: 1] | N/A[cite: 1] | N/A[cite: 1] |
| 02 | Actualización[cite: 1] | 27/02/2026[cite: 1] | Área Legal[cite: 1] | Actualización de Política y Anexos[cite: 1] |
Datos del Responsable de Tratamiento
Ontrack Global Ecuador S.A.S. actúa como Responsable, Encargada o Subencargada del tratamiento de datos personales.[cite: 1]
Alcance y Objetivos Específicos
Alcance[cite: 1]
Aplica al tratamiento de datos personales de clientes, potenciales clientes, colaboradores, ex colaboradores, usuarios, postulantes, proveedores, contratistas y terceros en general, resguardados en soporte físico o digital.[cite: 1]
Objetivos Específicos[cite: 1]
- Garantizar el correcto manejo y protección de la información gestionada por la empresa.[cite: 1]
- Adoptar las mejores prácticas para asegurar disponibilidad, integridad y confidencialidad basándose en la normativa vigente.[cite: 1]
- Determinar responsabilidades del personal para garantizar el ejercicio libre de los derechos de los titulares.[cite: 1]
- Generar la documentación y formularios internos para asegurar el cumplimiento integral.[cite: 1]
- Promover una cultura organizacional alineada con la protección de datos personales.[cite: 1]
Glosario de Términos (LOPDP)
Consentimiento[cite: 1]
Manifestación de la voluntad libre, específica, informada e inequívoca para autorizar el tratamiento.[cite: 1]
Delegado de Protección de Datos (DPO)[cite: 1]
Encargado de supervisar el cumplimiento normativo y cooperar con la Autoridad de Protección de Datos.[cite: 1]
Responsable de Tratamiento[cite: 1]
Persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad y el tratamiento de los datos.[cite: 1]
Encargado del Tratamiento[cite: 1]
Trata datos personales a nombre y por cuenta del responsable.[cite: 1]
Titular[cite: 1]
Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.[cite: 1]
Vulneración de Seguridad[cite: 1]
Incidente de seguridad que afecta la confidencialidad, disponibilidad o integridad de los datos.[cite: 1]
Normativa Legal Aplicable
- Constitución de la República del Ecuador: Art. 66 numeral 19 (Protección de Datos).[cite: 1]
- Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP): Registro Oficial Suplemento No. 459 (May-2021).[cite: 1]
- Reglamento General a la LOPDP: Registro Oficial No. 435 (Nov-2023).[cite: 1]
- Ley para la Transformación Digital y Audiovisual.[cite: 1]
- Norma Técnica Ecuatoriana INEN-ISO/IEC 27001: Seguridad de la información.[cite: 1]
Disposiciones Generales
Directrices clave aplicables a archivos, sistemas tecnológicos e intercambio de información:[cite: 1]
- Destrucción Segura: Todo soporte físico o electrónico debe pasar por destrucción segura o anonimización antes de ser descartado.[cite: 1]
- Acuerdos de Confidencialidad: Obligatorios para intercambio de información con empleados, proveedores y terceros.[cite: 1]
- Subencargados: Clientes que designen a la empresa como Subencargado deberán suscribir la autorización correspondiente.[cite: 1]
- Fin de relación laboral: Los colaboradores deben devolver toda documentación y bases de datos bajo su custodia.[cite: 1]
Finalidades del Tratamiento de Datos
Datos de Clientes[cite: 1]
- Gestión legal y contractual: Ejecución de contratos, verificación de identidad y requerimientos legales.[cite: 1]
- Gestión operativa y técnica: Monitoreo, soporte técnico, control de incidencias y mantenimiento del servicio.[cite: 1]
- Gestión comercial y financiera: Marketing, proformas, facturación, cobros y capacitaciones.[cite: 1]
Datos de Empleados y Postulantes[cite: 1]
- Reclutamiento, nómina, evaluaciones, cumplimiento de obligaciones de seguridad social y videovigilancia interna.[cite: 1]
Información Recolectada y Formas de Obtención
En cumplimiento con el principio de minimización, únicamente tratamos los datos necesarios:[cite: 1]
Clientes
Datos de identificación, contacto, facturación, financieros, geolocalización (en apps móviles activas) y en casos puntuales biométricos o videovigilancia.[cite: 1]
Empleados y Proveedores
Ficha de datos personales, académicos, bancarios, profesionales y de contacto para ejecución del vínculo laboral o comercial.[cite: 1]
Tiempos de Conservación
| Tipo de Titular | Periodo de Retención | Detalles y Justificación |
|---|---|---|
| Clientes[cite: 1] | Vigencia contractual + 5 años[cite: 1] | Tras finalizar la relación contractual, los datos se conservan 5 años para atender responsabilidades legales u órdenes judiciales.[cite: 1] |
| Empleados / Colaboradores[cite: 1] | Vigencia laboral + 7 años en archivo pasivo[cite: 1] | Conservación según normas de prescripción legal para defensa ante eventuales reclamos administrativos o judiciales.[cite: 1] |
Derechos de los Titulares (ARCO)
Usted puede ejercer sus derechos enviando una solicitud a proteccion.datos@pitstrack.com.ec. El tiempo máximo de respuesta es de quince (15) días.[cite: 1]
Información y Acceso[cite: 1]
Conocer de forma gratuita qué datos personales suyos están siendo tratados.[cite: 1]
Rectificación[cite: 1]
Actualizar o corregir datos inexactos o incompletos con su debido justificativo.[cite: 1]
Eliminación[cite: 1]
Solicitar la supresión de sus datos cuando ya no sean necesarios o revoque su consentimiento.[cite: 1]
Oposición y Limitación[cite: 1]
Oponerse o limitar el tratamiento de sus datos por motivos legítimos o personales.[cite: 1]
Tratamiento de Datos de Menores de Edad[cite: 1]
• De 12 a 15 años: Derechos autorizados mediante su representante legal.[cite: 1]
• De 15 a 17 años: Pueden ejercer sus derechos directamente conforme a la Ley.[cite: 1]
Violaciones de Seguridad a los Datos
Ante cualquier brecha o vulneración de seguridad que comprometa la confidencialidad, disponibilidad o integridad de la información, la empresa actuará de forma inmediata.[cite: 1]
- Implementación de medidas de contención y mitigación de inmediato.[cite: 1]
- Notificación a los clientes y a la Superintendencia de Protección de Datos.[cite: 1]
- Informe detallado con el número de afectados, consecuencias y remedios adoptados.[cite: 1]